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Front Desk Coordinator (M/W/D)
Aufgaben:
Organisation, Durchführung und Nachbereitung interner und externer Meetings inkl. Agenda-Erstellung und Briefings.
Nachverfolgung von Maßnahmen, Koordination von Aufgaben und Sicherstellung der Umsetzung.
Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern zur effizienten Zusammenarbeit.
Briefing, Koordination und Qualitätskontrolle externer Dienstleister und Agenturen.
Laufende Verbesserung von Abläufen und Zuständigkeiten, insbesondere im Rechnungs- und Auftragswesen.
Betreuung und Steuerung von Kundenaufträgen von der Annahme bis zur Ausführung.
Beratung bei der Auftragsbearbeitung und in administrativen Prozessen.
Qualifikation:
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in der Pharmaindustrie
Verhandlungssicheres Deutsch, Englisch und Französisch, Italienisch ist erwünscht
Fähigkeit mit Unklarheiten und unterschiedlichen Kundendienstanforderungen umzugehen
hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
Rahmendaten:
Start: asap
Dauer: 12 Monate
Auslastung: 5 Tage die Woche
Einsatzort: onsite
Tasks:
Organization, execution, and follow-up of internal and external meetings, including agenda preparation and briefings.
Tracking of action items, coordination of tasks, and ensuring their implementation.
Liaising with internal departments and external partners to ensure efficient collaboration.
Briefing, coordination, and quality control of external service providers and agencies.
Ongoing optimization of processes and responsibilities, particularly in invoicing and order management.
Management and supervision of customer orders from receipt to fulfillment.
Consulting on order processing and administrative procedures.
Qualification:
At least 3 years of experience in a similar position, preferably in the pharmaceutical industry.
Fluent German, English, and French; Italian is desirable.
Ability to handle ambiguity and diverse customer service requirements.
Strong service orientation and reliability.
Requirements:
Start: asap
Duration: 12 months
Capacity: 5 days per week
Location: onsite